To jest artykuł tylko dla tych, którzy jeszcze nie są specjalistami od pracy zdalnej. Czyli dla niewielu, ukrywających się gdzieś w kątach. Bo jeśli spojrzy się na fejsbuki, linkediny i inne „njusfidy” to okazuje się, że wszyscy pracowali zdalnie, zanim to było modne (i konieczne). A nawet jeśli nie pracowali tak od urodzenia, to jak tylko tydzień temu zaczęli, to czuli się w pracy zdalnej szczęśliwie i naturalnie, jak delfiny w weneckich kanałach, pozbawionych turystów i brudu. I mogli od razu robić o tym podcasty i webinary. Stąd też pewnie w social mediach tyle zdjęć radosnych zespołów, spotykających się onlajnowo i setki e-booków i live’ów od specjalistów. Taki „hajp”, jak mówią moi lokalsi pod okoliczną żabką.
Jeśli jednak nie czujesz się jak delfin, rozglądasz się wkoło z lekkim wstydem, że jak to się stało, że wszystkim tak to świetnie wychodzi a tobie i twojemu zespołowi (który nagle został zmuszony do home office) niekoniecznie, to poczytaj. Nie gwarantuję, że znajdziesz tu złote rady i magiczną różdzkę, która zamieni wasz zespół w Remote Master Ninjas – ale może odkryjesz, że wszystkie odpowiedzi macie w sobie (o rany, to brzmi jak coaching z konferencyjnej sceny..)
Pracuję zdalnie, warsztatowo z zespołami. I wcale tego nie lubię, zdecydowanie wolę offline. Ale widzę też, że każdy z nas może się tego nauczyć, jak dzieci chodzenia. Pod warunkiem, że nie będziemy rezygnować po pierwszym upadku (w końcu nikt dzieciakom, które uczą się chodzić, nie marudzi, że coś mu nie wyszło z tym wstawaniem i jakoś tak długo się uczą chodzić…)
Po pierwsze załóżmy, że umiejętność szybkiego oduczania się tego, co już umiemy i uczenia się nowych rzeczy jest niezwykle przydatną kompetencją. Jeśli więc teraz, przy okazji NZP (Nagłej Zdalnej Pracy) nauczysz się wspólnie z zespołem uczyć, to przyda się to na zawsze.
Po drugie załóżmy też, że nie ma idealnych, jednakowych instrukcji działania dla każdego zespołu. Różni ludzie w różnych sytuacjach zachowują się różnie. To samo dotyczy zespołów. Możesz więc czytać dziesiątki poradników, obejrzeć setki webinarów specjalistów od zdalnej pracy, ale więcej skorzystasz z tego, że sami wykorzystacie na maxa cykl uczenia się nowej formy pracy przez wasz zespół.
Co możesz zrobić ze swoim zespołem, żeby każde wasze kolejne onlajnowe spotkanie było lepsze dla was? Przetestuj poniższe i sprawdź, czy u was zadziała.
Zaplanuj feedback.
Wszyscy oczywiście wiemy, że informacja zwrotna jest ważna, że warto ją dawać. Wiadomo, niejedno szkolenie o tym było, w niejednej książce o tym pisali. Ale jakoś tak się składa, że w normalnym życiu to jednak inaczej jest, tak mniej książkowo. Jeśli więc organizujesz zdalne spotkanie zdalnie pracującego zespołu, walnij sobie w okolicy twojego ekranu karteczkę „FEEDBACK” i zachęcaj innych organizatorów do tego samego. Spotkania kończ zawsze ZAPLANOWANYM feedbackiem, mów o tym na początku spotkania, wysyłaj to w agendzie (jeśli w ogóle jakąś wysyłasz…). Niech ta część spotkania nie będzie zbędnym dodatkiem, wkurzającym wszystkich przetrzymywaczem po czasie zakończenia spotkania.
Powiedz DLACZEGO?
Ludzie robią rzeczy chętniej, jeśli widzą ich sens. Powiedz więc wszystkim, jaki jest cel tego, żebyśmy sobie ten feedback o naszej zdalnej współpracy dawali. Możesz opowiedzieć historię o tym, że chcesz być jak delfin w wodzie, ale niekoniecznie. Może lepiej zadziała jasne wyjaśnienie, jak dzięki informacji zwrotnej szybciej się uczymy, wszyscy sobie ułatwiamy życie i usprawniamy pracę. Bez frazesów, za to z uwzględnieniem dzieci na głowie i sąsiadów, robiących kwarantanna-remont.
Nie pytaj „Czy masz dla mnie feedback”
Zamiast ogólnego pytania „jaki macie feedback” – pytaj konkretnie tylko o jedną rzecz do poprawy. Jeśli zapytasz: „Słuchajcie, macie dla mnie jakiś feedback?” nie licz na wartościowe uwagi.
Konkretyzuj:
- Jaką jedną rzecz możemy/mogę zrobić lepiej następnym razem?
- Co konkretnie zrobić lepiej w fazie przygotowania? W czasie prowadzenia?
- Czego zabrakło?
- Czego było za dużo?
Jak zbierać feedback?
- poinformuj na początku spotkania, o co i po co zapytasz na końcu
- poproś uczestników, żeby byli uważni (niech mają coś do pisania, żeby w trakcie spotkania zapisywać sobie swoje spostrzeżenia)
- daj im chwilę na końcu na zapisanie/skonkretyzowanie odpowiedzi na pytanie, które sobie zadaliście (Jaką jedną rzecz możemy poprawić…)
- poproś każdego (jeśli liczba osób w zespole na to pozwala) o przedstawienie innym uczestnikom informacji, którą zapisali
- ustalcie/ustal, co wybieracie/wybierasz do poprawy
- ustalcie/ustal, kto jest odpowiedzialny za poprawienie tego, co wybraliście i po czym poznacie na kolejnym spotkaniu, że się coś poprawiło?
Jaki feedback?
Informuj swój zespół, że wcale nie chodzi o to, żebyśmy się wspólnie poklepali po plecach (z zachowaniem społecznego dystansu oczywiście), bo przecież taka forma pracy to tylko tymczasowa, tylko na chwilę, zróbmy sobie miły dzień, pochwalmy organizatora/ szefa/ prowadzącego.
Owszem, znajdźcie to, co poszło świetnie (żeby to zachowanie powtarzać), ale szukajcie też rzeczy, które poszły nie tak, które są do niczego, nic nie wnoszą, marnują wasz czas. Bądź gotowy na dyskomfort. Pytając o feedback, nie oczekuj pochwał.
Kto i komu?
Dlaczego tylko ja mam dostawać feedback, zapytasz?
Idealnie, jeśli każdy umiałby każdemu dawać informację zwrotną, dzięki której moglibyśmy robić coś coraz lepiej. Ale idealny świat nie istnieje. Jeśli więc to ty jesteś liderem i organizujesz spotkanie online, to zacznij od tego, żeby pokazywać innym, jak ważne jest to, że to inni dają feedback tobie i jak bardzo ty to doceniasz. Jest szansa, że wszyscy będą kiedyś brali z ciebie przykład. Jest szansa, że takie dawanie sobie informacji zwrotnej będzie tak naturalne, że nikt nie będzie się już musiał z tego robić żadnych szkoleń. Że będzie dla każdego jak mycie zębów po posiłku (no dobra, jak mycie zębów co najmniej raz dziennie).
Doceniaj krytykę
Zauważaj i doceniaj tych, którzy pomogli ci zmienić coś na lepsze. Wdrażaj te propozycje w życie, pokazuj, że nie skończyło się tylko na wysłuchaniu uwag i propozycji. Mów na kolejnych spotkaniach, że coś zostało poprawione dzięki komuś.
Bądź jak Pixar
„Na początku każdy film jest do kitu”, jak mówią ludzie z Pixara. Ale dzięki temu, że stworzyli sobie zasady dawania sobie informacji zwrotnej, zanim te filmy docierają na ekrany, to na końcu drogi prawie każdy film Pixara jest kinowym hitem.
Zastosuj zasady Pixara w dawaniu informacji zwrotnej o waszych spotkaniach online.
- oceniaj projekt/działania/zachowania, nie osoby
- odbiorca słucha, żeby usłyszeć, nie po to, żeby się bronić
- info zwrotne jest sugestią, nie nakazem wprowadzenia zmian w życie
- organizator spotkania bierze z tego tyle, ile chce
- dajemy feedback wyłącznie po to, żeby spotkanie było lepsze kolejnym razem (jeśli masz w głowie inny cel, to nie jest przydatna komukolwiek informacja zwrotna)
—-
Pomogło w czymkolwiek? Chcesz więcej? Zapisz się na skrzynkę z narzędziami (rzadko wysyłam, żeby był czas na testowanie narzędzi w praktyce…)
